予約管理表(Ver.1.00) 利用マニュアル
はじめに
この予約管理表はMicrosoft EXCEL2000を使用して作成しました。この予約管理表を利用する場合(特にWindows音声化ソフト(スクリーンリーダー)を使用する場合)、Microsoft EXCEL2000を使用することをおすすめします。(Microsoft EXCELの他のバージョンを使用した場合、スクリーンリーダーの対応状況やEXCELのバージョンの違いなどにより、本マニュアルに記載した結果が得られない場合もございます。)
1.ブック構成
「基礎データ」シート、「予約」シート、「集計」シートの3シートから構成されています。
通常「基礎データ」シートは毎月1回、「予約」シートは毎日入力を行うシートで、「集計」シートはすべて自動計算のため入力は行いません。
2.シート構成
2−1.「基礎データ」シート
予約管理表のカレンダーと、治療の時間帯を入力するシートです。日付と曜日、治療の時間帯を毎月更新します。管理表を利用するに当たり、このシートは事前準備をするためのシートという位置づけになります。このシートへの入力は、通常は月間の定例業務となります。
【シート概要】
A列からG列までを利用しているシートです。シート左側(A列からC列)に日付と曜日を入力する表があり、シート右側(E列からG列)に治療時間帯を入力する表があります。以下、左側の表を「カレンダー」、右側の表を「時間帯」と呼びます。
【入力】
(1)カレンダー
A列2行目(A2)からC列33行目(C33)までを利用した表です。2行目は見出し行でA列より順に「NO.」、「日付」、「曜日」と表記されています。A列は1から31まで連番が入力されているので、入力はB列3行目(B3)からC列33行目(C33)の範囲で行います。
B3からB33:日付
半角で日付を入力します。(和暦で表示されます。)
入力例)2002/5/1
表示例)平成14年5月1日
C3からC33:曜日
全角で曜日を入力します。
(2)時間帯
E列2行目(E2)からG列17行目(E17)までを利用した表です。2行目は見出し行でE列より順に「NO.」、「開始」、「終了」と表記されています。E列は1から15まで連番が入力されているので、入力はF列3行目(F3)からG列17行目(G17)の範囲で行います。
F3からF17:開始
治療を開始する時間を半角で入力します。
入力例)9:00
G3からG17:終了
治療を終了する時間を半角で入力します。
入力例)9:30
※全角/半角の切替(日本語モードのオン/オフ)は、自動でコントロールしてあります。
【運用】
(1)カレンダー
当該月の1ヶ月分すべての日付と曜日を入力する方法と、当該月の診療日とその曜日のみを入力しておく方法があります。前者の場合、「ファイル」メニューの「連続データの作成」というメニューを利用すると簡単にカレンダーを作成することができます。
(2)時間帯
最大15時限の時間帯が入力できます。社内事情に応じて時間帯を入力してください。また、毎月時間帯を変更する必要がない場合は、カレンダーを入力する前に時間帯のみを入力し、入力後のブック(エクセルファイル)を基本のフォーマットとして保存しておくと便利です。
【音声化ソフト利用時の便利な使い方】
(1)カレンダーと時間帯の移動
A列1行目(カレンダー)にカーソルを移動させ、コントロールキーを押しながら右向きカーソルキーを押すと(Ctrl+→)E列1行目(時間帯)に移動することができます。また、コントロールキーを押しながらホームキーを押すと(Ctrl+HOME)、シート内のどこにカーソルがあってもA列1行目(カレンダー)にカーソルを移動することができます。
(2)カレンダーの作成
当該月のすべての日付と曜日を入力する場合、「連続データの作成」を利用すると便利です。
(手順1:日付の入力)
@B3のセルにカーソルを移動します。
A最初の日付を入力します。
入力例)2002/5/1
BB3のセルにカーソルがあることを確認して、シフトキーを押しながら下向きカーソルキーを押し(Shift+↓)B33(小の月の場合B32・2月の場合B30)にカーソルを移動させます。(範囲を指定します。)
Cオルトキー(Alt)を押し、カーソルをメニューバーに移動します。
D右向きカーソルキーで「編集」を選択し、下向きカーソルキーで「フィル」を選択します。さらに右向きカーソルキーでサブメニューを開き上下カーソルキーで「連続データの作成」を選択し、エンターキーを押します。
Eタブキー(TAB)を使い「OK」ボタンまで移動してエンターキーを押します。
自動的に月末までのすべての日付が入力されます。
(手順2:曜日の入力)
@C3のセルにカーソルを移動します。
A最初の曜日を入力します。
入力例)水
BC4のセルにカーソルを移動します。
C上記Aで入力した次の曜日を入力します。
入力例)木
DC3のセルにカーソルを移動して、シフトキーを押しながら下向きカーソルキーを押し(Shift+↓)C33(小の月の場合C32・2月の場合C30)にカーソルを移動させます。(範囲を指定します。)
Eオルトキー(Alt)を押し、カーソルをメニューバーに移動します。
F右向きカーソルキーで「編集」を選択し、下向きカーソルキーで「フィル」を選択します。さらに右向きカーソルキーでサブメニューを開き上下カーソルキーで「連続データの作成」を選択し、エンターキーを押します。
Gタブキー(TAB)を使い「種類」に移動して、上下カーソルキーで「オートフィル」を選択し、さらにタブキーで「OK」ボタンまで移動してエンターキーを押します。
自動的に月末までのすべての曜日が入力されます。
【注意】
「基礎データ」シートには、「連続データの作成」を許可するために保護をかけていません。(保護をかけると上記手順では「連続データの作成」をすることができません。)したがって、タイトル行(1行目)や見出し行(2行目)にも上書き入力ができてしまいます。入力前に入力すべきセルが正しいかどうか十分注意を払ってください。
また、マウス操作(ドラッグ)を利用して連続データを作成する場合には、保護がかかっていても問題なく連続データが作成できます。この場合は保護をかけておくことを推奨します。
(参考:保護の設定と解除)
解除:「ツール」→「保護」→「シート保護の解除」
設定:「ツール」→「保護」→「シートの保護」
なお、設定時にパスワードをかけることもできます。(パスワードを忘れることも考えられることからパスワードをかけない方が良いでしょう)
2−2.「予約」シート
毎日の予約状況を管理するシートです。このシートへの入力は、通常デイリーのルーティーンワークとなります。
【シート概要】
A列からM列までを利用しているシートです。A列およびB列は日付と曜日を自動表示する列で、管理表はC列からM列を利用しています。最大31日分の予約管理表を作成することができます。したがって、シート全体としてはA列1行目(A1)からM列590行目(M590)までを利用した大きな表になっています。
【入力】
A列とB列は、それぞれ「基礎データ」シートで入力した日付と曜日が自動表示されます。
C列から始まる予約管理表は、各日付ごとの1行目G列に「予約管理表」と言うタイトルが表示され、その行のI列には日付、J列には曜日が自動表示されます。タイトル行の1行下の行にはC列より順に「NO.」、「時間帯(開始)」、「時間帯(終了)」、「利用可否」、「所属」、「電話番号」、「氏名」、「性別」、「施術」、「料金受理」、「備考」と表示されています。
このうちC列の「NO.」は治療時間帯の時限を自動表示し、D列およびE列は「基礎データ」シートで入力した開始および終了の時間帯が自動表示されます。したがって、実際の入力は、「利用可否」の列以降となります。
F列:利用可否
利用可能な時間帯には半角で0を、利用不可能な時間帯には半角で1を入力する。